Redactiesysteem kiezen voor een streekomroep: checklist

Een redactiesysteem is de software waarin een redactie schrijft, laat controleren, plant en publiceert. Voor een lokale omroep is dat vaak een mix van een website-CMS, mailboxen, groepsapps en losse social accounts. Als lokale omroepen opgaan in streekomroepen, werkt die mix niet meer: één redactie voor meerdere gemeenten heeft één werkomgeving nodig. Deze gids legt uit wat een redactiesysteem moet kunnen, welke vragen je vooraf stelt en hoe je de overstap voorbereidt.

Wat er wettelijk verandert lees je in Streekomroep worden: wat de nieuwe Mediawet betekent. Hoe je een streekomroep organiseert staat in Een streekomroep vormen: zo begin je. Hier gaat het om het systeem waarmee de redactie straks werkt.

Wat doet een redactiesysteem?

Een website-CMS zoals WordPress of Joomla beheert de pagina's van een website. Een redactiesysteem beheert het werk dat eraan voorafgaat en erna komt. Het verschil zie je in het redactieproces, dat bij bijna elke omroep op dezelfde zes stappen neerkomt:

1. Signaleren. Er komt nieuws binnen: een persbericht, een tip, een agenda-item, een bericht van een andere omroep.
2. Schrijven. Een redacteur of vrijwilliger maakt er een bericht van, met foto, video of audio.
3. Controleren. Een tweede persoon leest mee en keurt goed of stuurt terug met opmerkingen.
4. Plannen. De eindredactie bepaalt wat wanneer klaar moet zijn en wie wanneer werkt.
5. Publiceren. Het bericht gaat naar website, social media, beeldkrant en eventueel radio.
6. Archiveren en verantwoorden. Het bericht blijft terug te vinden, en de omroep laat aan bestuur en financiers zien wat er gedaan is.

Elke stap kan in een apart hulpmiddel gebeuren. Dat werkt zolang er één redactie van tien mensen is. Bij een streekomroep met meerdere vestigingen, vrijwilligers en gemeenten ontstaan dan de bekende problemen: niemand weet wat al gecontroleerd is, hetzelfde bericht wordt twee keer gemaakt, en kleine plaatsen verdwijnen uit beeld.

Meer over dit verschil lees je op de pagina redactiesysteem voor lokale en streekomroepen.

Wat verandert er met een streekomroep?

Een streekomroep bedient meerdere gemeenten met één redactie. Voor je werkomgeving komen daar drie dingen bij:

• Meer mensen met verschillende rollen. Professionals, vrijwilligers en mensen op verschillende locaties. Je moet kunnen bepalen wie wat mag zien en doen.
• Meer onderwerpen en meer afstemming. Wie dekt welke gemeente, en hoe voorkom je dat dezelfde gebeurtenis dubbel wordt gemaakt?
• Meer verantwoording. De bekostiging gaat naar verwachting via het Rijk lopen. Dat betekent dat je laat zien wat je met het geld doet, over het hele gebied.

Tien vragen bij het kiezen van een redactiesysteem

Gebruik deze lijst bij elke leverancier, ook bij ons. Een goed antwoord is concreet en laat je het zien in een demo met je eigen nieuws.

1. Kan het systeem één bericht naar al mijn kanalen sturen? Website, Facebook, Instagram, TikTok, X, LinkedIn en YouTube, en voor beeldkrant en radio. Vraag of dat vanuit één scherm kan, met een eigen tekst per kanaal.
2. Kan ik mijn bestaande website houden? Zo niet, reken dan ook de kosten en de tijd van een nieuwe website mee.
3. Is er een vaste controle door een tweede persoon? Met een wachtrij, rollen en meldingen, niet alleen een afspraak.
4. Hoe werkt planning bij meerdere locaties? Rooster, deadlines, en een waarschuwing als iets op een vrije dag valt.
5. Kunnen vrijwilligers en professionals verschillend werken? Rechten per persoon en per categorie, zodat niet iedereen overal bij kan.
6. Kunnen omroepen die nog afzonderlijk werken berichten delen? Tijdens de overgang werken partners vaak nog een tijd naast elkaar.
7. Hoe komt nieuws binnen? Persberichten per mail, RSS-feeds en documenten omzetten naar een concept scheelt overtypen.
8. Wat doet AI, en wat doet AI niet? Het veiligst is een systeem waarin AI een voorstel doet en een mens publiceert. Lees hoe wij daarover denken op de pagina AI in de redactie.
9. Wat gebeurt er met mijn archief? Kun je oude berichten doorzoeken op volledige tekst, en wat neem je mee bij een overstap?
10. Hoe is de prijs opgebouwd? Past het model bij hoe jij betaald wordt? Een prijs die meegroeit met het aantal huishoudens in je gebied is makkelijker te begroten dan een prijs per gebruiker of per bericht.

Een stappenplan voor de overstap

Elke streek heeft een eigen tempo. Dit is een volgorde die we in de praktijk zien werken, geen verplichting.

Nu: inventariseer. Schrijf op welke systemen en werkwijzen elke omroep in de streek gebruikt, en wat daarin goed werkt. Maak een lijst van kanalen, rollen en vrijwilligers. Dit is ook de basis voor de beleidsstukken van de aanvraag.

Daarna: kies je werkomgeving. Gebruik de tien vragen hierboven. Vraag een demo met een echt bericht van een van de omroepen, niet met voorbeeldmateriaal.

Dan: begin klein. Laat één redactie of één vestiging als eerste werken in het nieuwe systeem. Zo vind je knelpunten voordat de hele streek erin zit. Het delen van berichten tussen omroepen helpt hierbij, zie Content delen tussen omroepen.

Vervolgens: rollen en afspraken. Leg vast wie controleert, wie plant en wie publiceert. Stel rechten in voor vrijwilligers en professionals.

Ten slotte: neem iedereen mee. Geef vrijwilligers een eerste handleiding en een vaste plek voor vragen. Een systeem dat niemand gebruikt, lost niets op.

Het exacte moment waarop de nieuwe omroepen starten, en welke eisen voor de aanvraag gelden, controleer je bij het Commissariaat voor de Media. Wij noemen daarom geen vaste planning.

Hoe past Newsroom hierbij?

Newsroom is het redactiesysteem voor lokale, regionale en streekomroepen, gemaakt in samenwerking met omroepen. Wat voor deze overgang relevant is:

• Eén plek om te schrijven, laten controleren en publiceren, naar je bestaande WordPress- of Joomla-site en je sociale kanalen. Zie Eén bericht, alle kanalen.
• Controle door een tweede persoon, met rollen en toegang per categorie.
• Redactieplanning en rooster voor een redactie waar niet iedereen op dezelfde dag werkt.
• Newsroom Connect om berichten te delen met omroepen die nog afzonderlijk werken.
• Een Inbox die persberichten, e-mail en RSS omzet naar concepten, en AI die meeschrijft zonder te publiceren.
• Een eigen tv-kanaal vanuit dezelfde omgeving, zie Playout. Broadcasting wordt nog uitgebreid.

We rekenen een vast bedrag per huishouden in het gebied dat je omroep bedient. Een kleine omroep betaalt in verhouding minder, een grote streekomroep meer, en bij een samenvoeging tel je de huishoudens van het gebied bij elkaar op.

Arthur Hergarden vormde zo'n tien jaar geleden al een streekomroep in Hoorn, WEEFF, waar Thomas Mataheru ook werkte. Die ervaring nemen we mee in het gesprek.

Bespreek het met ons

Werk je aan een streekomroep, of verken je wat je straks nodig hebt? Plan een gesprek of vraag een demo aan. We laten Newsroom zien met je eigen nieuws en rekenen door wat het voor jouw gebied betekent.